Αν είστε ιδιοκτήτης, manager ή αν γενικότερα διαχειρίζεστε κάποια επιχείρηση που εστιάζει στο χώρο του fitness, χρειάζεστε απαραίτητα κάποιο λογισμικό διαχείρισης μελών και συνδρομών. Όσο πιο πολύ αναπτύσσεται η επιχείρηση σας και αυξάνεται ο αριθμός των ενεργών μελών σας, τόσο πιο επιτακτική είναι η ανάγκη της ψηφιοποίησης.

Ξεχάστε παραδοσιακές μεθόδους καταγραφής με στυλό και χαρτιά. Ουσιαστικά πρόκειται για σκόρπιες σημειώσεις που μάλλον όταν αναζητήσετε δε θα τις εντοπίζεται. Ακόμα και τα αρχεία excel που πιθανόν μπορεί να χρησιμοποιείτε αποτελούν λύσεις που έχουν ουσιαστικό αποτέλεσμα όταν η επιχείρηση σας είναι στο ξεκίνημα και έχετε περιορισμένο αριθμό μελών.

Ένα λογισμικό διαχείρισης μελών και συνδρομών λειτουργεί σαν κόμβος όπου μπορείτε να αποθηκεύσετε και να οργανώσετε τα δεδομένα των μελών σας. Λέγοντας δεδομένα δεν αναφερόμαστε στο μητρώο μελών (όνομα, επώνυμο, τηλέφωνο κ.α.) αλλά σε στατιστικές αναφορές που θα σας βοηθήσουν να λάβετε τις κατάλληλες επιχειρηματικές αποφάσεις. Αναφορές που θα σας βοηθήσουν να μετρήσετε οικονομικούς δείκτες και αριθμητικά μεγέθη που σχετίζονται με τη βιωσιμότητα της επιχείρησης σας.

Οι ευνοϊκές επιχειρηματικές αποφάσεις ξεκινούν με την κατάλληλη πληροφόρηση.

Παρακάτω θα σας παρουσιάσουμε τέσσερις (4) βασικούς δείκτες που θα πρέπει να διαθέτει το λογισμικό διαχείρισης μελών και συνδρομών που χρησιμοποιείται.
 

1. Έσοδα ανά υπηρεσία

 
Οι πωλήσεις είναι αυτές που αποτελούν τον κυριότερο οδηγό της επιχείρησης σας, έτσι θα πρέπει να ξέρετε ποια είναι η κυριά πηγή των εσοδών σας. Η προβολή των εσόδων ανά υπηρεσία, σας επιτρέπει να αναλύσετε ποια μέρη της επιχείρησής είναι πιο κερδοφόρα. Έχοντας υπόψιν σας μια τέτοια πληροφορία μπορείτε να τη χρησιμοποιήσετε για να διαθέσετε πιο έξυπνα τους διαθέσιμους πόρους σας. Για παράδειγμα, εάν παρατηρήσετε ότι μια συγκεκριμένη υπηρεσία εμφανίζει αυξημένα έσοδα και μεγάλη πληρότητα, ενδέχεται να τροποποιήσετε το πρόγραμμά σας για να προσφέρετε την εν λόγω υπηρεσία πιο συχνά.
 

2. Οφειλές Μελών

 
Οι οφειλές των μελών σας επηρεάζουν τη λειτουργία της επιχείρησης τόσο βραχυπρόθεσμα όσο και μακροπρόθεσμα και εύκολα μπορούν να σας θέσουν εκτός λειτουργίας αν χάσετε τον έλεγχο τους. Έχοντας μια τέτοια πληροφόρηση θα θελήσετε σίγουρα να επικοινωνήσετε με τα μέλη που έχουν εκκρεμείς οφειλές για ενημέρωση.

Ένα σύγχρονο λογισμικό διαχείρισης μελών και συνδρομών, όπως το GymBoard, σας επιτρέπει να χρησιμοποιήσετε αυτοματοποιημένα σενάρια αποστολής μηνυμάτων SMS για να ειδοποιήσετε τα μέλη σας όταν έχουν οφειλές. Ένας ακόμα αποδοτικός τρόπος ενημέρωσης των μελών σας για οφειλές, είναι η χρήση οθόνης μέλους στην υποδοχή του γυμναστήριου σας. Έτσι κατά την είσοδο του κάθε μέλος επιδεικνύει την κάρτα του στον αναγνώστη barcode. Αν δεν υπάρχει οφειλή εμφανίζεται στην οθόνη ένα μήνυμα καλωσορίσματος. Αντίθετα αν υπάρχει κάποια οφειλή, θα προβληθεί ένα αντίστοιχο μήνυμα στην οθόνη και ταυτόχρονα θα ακουστεί ένα ηχητικό σήμα «εκπαιδεύοντας» έτσι τα μέλη σας στη λειτουργία του γυμναστήριου.
 

3. Συνδρομές προς λήξη

 
Όλα τα στατιστικά δείγματα συμφωνούν πως είναι πιο εύκολο και λιγότερο δαπανηρό να διατηρήσετε ένα υφιστάμενο μέλος παρά να αποκτήσετε ένα νέο. Όταν γνωρίζετε τα μέλη που οι συνδρομές τους ή οι υπηρεσίες τους λήγουν σε σύντομο χρονικό διάστημα, μπορείτε να εξασφαλίσετε την ανανέωση τους. Κάθε μέλος είναι πιο πιθανό να ανανεώσει τη συνδρομή του ή να αγοράσει μια νέα υπηρεσία αν το προσεγγίσετε. Οπότε και εδώ είναι μια καλή ιδέα χρησιμοποιήσετε αυτοματοποιημένα σενάρια αποστολής μηνυμάτων SMS για να ειδοποιήσετε τα μέλη σας όταν λήγει η συνδρομή τους. Αντίστοιχα μπορεί να γίνει χρήση της οθόνης μέλους. Αν η συνδρομή λήγει σε σύντομο χρονικό διάστημα, τότε θα προβληθεί ένα αντίστοιχο μήνυμα στην οθόνη και ταυτόχρονα θα ακουστεί κατάλληλο ηχητικό σήμα.
 

4. Κορυφαίοι Πελάτες

 
Πρέπει να γνωρίζεται ποια από τα μέλη σας ξοδεύουν περισσότερα χρήματα στην επιχείρησής σας, επειδή το πιο πιθανό να συνεχίσουν να το κάνουν και στο μέλλον. Τα μέλη αυτά έχουν ήδη δείξει αφοσίωση στην επιχείρησή σας και θα είναι πιο δεκτικά σε στοχευμένες καμπάνιες μέσω SMS ή/και email.